Conceptos y creación
¿Qué es un expediente?
Un expediente agrupa toda la información de una operación de compraventa: cliente, vehículo, ingresos y gastos, cobros, documentos, estado de la operación y margen neto, todo en un mismo sitio. Te da trazabilidad, orden y control económico de cada venta.
¿Cuándo y cómo se crea un expediente?
Se genera normalmente al confirmar una reserva o al iniciar una venta. Puedes crearlo desde dos rutas:
Desde el menú: Expedientes de venta → Crear expediente.
Desde la ficha del vehículo: cuando el coche está disponible, pulsa Reservar.
Al crearlo completarás dos pasos: 1) Datos económicos (tipo de venta, precio de venta y compra, régimen fiscal, ingresos y gastos extra — el margen se calcula automáticamente) y 2) Datos del cliente (cliente, tipo de cliente, comercial asignado, canal de origen y reserva: importe + método de pago). Cuando todo esté correcto, pulsa Crear expediente.
¿Puedo editar los datos después de crearlo?
Sí. Puedes actualizar cliente, vehículo, ingresos y gastos, cobros, documentos y estado en cualquier momento. Cada cambio económico recalcula automáticamente el margen. Guarda siempre los cambios.
Estados y seguimiento
¿Cuáles son las fases de un expediente?
Reservado: el vehículo está apartado para el cliente.
Documentación: recopilación y verificación de contratos, DNI y documentos.
Pago pendiente: falta cobrar parte o todo el importe.
Gestoría: documentación enviada o en trámite administrativo.
Listo para entregar: vehículo preparado para la entrega.
Entregado: el cliente ya tiene el vehículo.
Completado: operación finalizada con éxito.
Cancelado: la operación queda anulada.
¿Cómo avanzo de una fase a otra?
Cambias el estado manualmente, seleccionándolo en el expediente. No hay un orden rígido: lo importante es completar las acciones necesarias para cerrar la venta (documentos, cobros, facturas…).
¿Qué pasa si cancelo un expediente?
Cambia el estado a Cancelado: el expediente no se elimina (conserva la trazabilidad) y el vehículo puede volver a gestionarse. Si había una reserva pagada, gestiona la devolución (las reservas por tarjeta no aceptadas se devuelven solas a los 7 días).
Economía: margen, facturas y cobros
¿Cómo se calcula el margen de un expediente?
Se calcula automáticamente con la fórmula: Margen neto = Ingresos − Gastos − Impuestos aplicables. Cualquier movimiento (factura de venta, gasto de taller, ingreso extra…) actualiza el margen en tiempo real.
📎 Detalle completo en la Guía de Vehículos · "¿Cómo calculamos el margen bruto y neto de un coche?".
¿Cómo emito una factura desde el expediente?
Desde la pestaña Ingresos y gastos: Añadir ingreso (factura de venta, factura rectificativa o ingreso simple) o Añadir gasto (factura de proveedor —la IA autocompleta con OCR— o gasto simple). Las facturas se integran con Verifactu y se reflejan en el módulo global de Facturación, donde puedes filtrarlas y exportarlas para tu gestor.
¿Cómo registro los cobros de un cliente?
En la pestaña Cobros, pulsa Añadir cobro e indica cantidad, fecha, concepto y método (transferencia, tarjeta, efectivo…). Verás el total cobrado, lo pendiente y el total. 💡 Las reservas y cobros online pasan por DealPay y el importe entra en tu Wallet Dealcar.
¿Cómo elimino un gasto de un expediente?
Abre el expediente y ve a la sección Gastos, localiza el gasto, haz clic en el menú de tres puntos junto al gasto y selecciona Eliminar.
No veo el menú de tres puntos para eliminar un gasto, ¿qué hago?
Suele ser un problema de zoom del navegador. Reduce el nivel de zoom para alejar la vista (Ctrl y − en Windows, Cmd y − en Mac) y comprueba si el menú de tres puntos ya es visible. Este ajuste suele resolverlo; si persiste, contacta con soporte técnico.
Documentos, búsqueda y exportación
¿Dónde reviso los documentos y facturas del cliente?
En la pestaña Documentos del expediente. Ahí puedes subir archivos (DNI, contrato firmado, facturas externas…), generar documentos (factura de venta, contrato de arras/señal, contrato de venta…) y descargarlos.
¿Cómo consulto o busco un expediente ya creado?
En el listado de Expedientes de venta, usa el filtro Pendiente / Completado / Todos y el buscador (por nombre, vehículo o fecha). También puedes filtrar por periodo, ingresos o margen.
¿Puedo exportar mis expedientes?
Sí. Desde la parte superior derecha del listado, pulsa Exportar → CSV o Excel para hacer informes, analizar márgenes por modelo/proveedor/comercial y compartirlos con tu gestor.
¿Qué ventajas tiene usar expedientes?
Centralizas toda la información de cada venta, mides el margen y la rentabilidad por operación, tienes trazabilidad total del proceso y facilitas el trabajo del equipo y la gestión documental.
📩 ¿Dudas? Escríbenos desde el chat de la plataforma o a [email protected].