🎥 Vídeo de formación: https://www.youtube.com/watch?v=WTo-ly88F5k&list=PLGYTxhkdfUVM&index=4&t=2s
El expediente es el corazón de cada venta: reúne cliente, vehículo, ingresos y gastos, cobros, documentos, estado y margen en una misma pantalla. Bien gestionado, te deja resolver dudas del cliente al instante y tener control absoluto de la rentabilidad de tu compraventa.
En este vídeo aprenderás a:
✔️ Generar expedientes al instante: cambia el estado de un coche a "reservado" o "vendido" para vincular automáticamente todos los datos del vehículo y del comprador en una misma pantalla.
✔️ Monitorizar el estado de la operación: haz un seguimiento visual de cada fase, avanzando desde la reserva y la documentación hasta la gestoría y la entrega final.
✔️ Centralizar ingresos, gastos y cobros: emite facturas proforma u oficiales con un solo clic y visualiza en tiempo real los pagos que aún tienes pendientes del cliente.
✔️ Organizar toda la documentación: asocia contratos, informes de la DGT y justificantes directamente al expediente para tener el papeleo siempre localizado.
✔️ Medir tu éxito mensual: filtra los expedientes completados por mes y exporta un informe detallado en Excel o CSV con tus métricas clave (ingresos, gastos y margen de beneficio real).
1. ¿Qué es un expediente?
Un expediente agrupa toda la información de una operación de compraventa en un mismo sitio:
Cliente
Vehículo
Ingresos y gastos
Cobros
Documentos
Estado de la operación
Margen neto
Te da trazabilidad, orden y control económico de cada venta.
2. Cómo crear un expediente
Normalmente se genera al confirmar una reserva o al iniciar una venta. Hay dos rutas:
Desde el menú
Expedientes de venta → Crear expediente.
Desde la ficha del vehículo
Cuando el coche está disponible, pulsa Reservar.
Al crearlo completas dos pasos:
Paso 1 — Datos económicos
Tipo de venta, precio de venta y de compra, régimen fiscal (p. ej. IVA, REBU…), e ingresos y gastos extra. 💡 El margen se calcula automáticamente.
Paso 2 — Datos del cliente
Cliente, tipo de cliente, comercial asignado, canal de origen y reserva (importe + método de pago). Cuando todo esté correcto, pulsa Crear expediente.
3. Estados del expediente
El expediente avanza por estados que puedes cambiar manualmente:
Estado | Significado |
Reservado | El vehículo está apartado para el cliente. |
Documentación | Recopilación y verificación de contratos, DNI y documentos. |
Pago pendiente | Falta cobrar parte o todo el importe. |
Gestoría | Documentación enviada o en trámite administrativo. |
Listo para entregar | Vehículo preparado para la entrega. |
Entregado | El cliente ya tiene el vehículo. |
Completado | Operación finalizada con éxito. |
Cancelado | La operación queda anulada. |
4. Vista general del expediente (y cómo interpretar los "pasos")
⚠️ Los "pasos" del expediente son orientativos. No hay un orden rígido: cambias el estado seleccionándolo en el expediente, y lo importante es completar las acciones necesarias para cerrar la venta (documentos, cobros, facturas…).
Cada acción que realizas "completa" el expediente: subir documentos, registrar cobros, emitir facturas, actualizar estados y guardar cambios. Cada movimiento económico recalcula el margen en tiempo real.
5. Las pestañas del expediente
Ingresos y gastos
Añadir ingreso: factura de venta, factura rectificativa o ingreso simple.
Añadir gasto: factura de proveedor (la IA autocompleta con OCR) o gasto simple.
Las facturas se integran con Verifactu y se reflejan en el módulo global de Facturación, donde puedes filtrarlas y exportarlas para tu gestor. El margen neto = Ingresos − Gastos − Impuestos aplicables.
Cobros
Pulsa Añadir cobro e indica cantidad, fecha, concepto y método (transferencia, tarjeta, efectivo…). Verás el total cobrado, lo pendiente y el total. 💡 Las reservas y cobros online pasan por DealPay y el importe entra en tu Wallet Dealcar.
Documentos
Sube archivos (DNI, contrato firmado, facturas externas…), genera documentos (factura de venta, contrato de arras/señal, contrato de venta…) y descárgalos. Aquí localizas todo el papeleo de la operación.
6. Listado, exportación y cierre
Buscar: en Expedientes de venta, usa el filtro Pendiente / Completado / Todos y el buscador (por nombre, vehículo o fecha). También filtras por periodo, ingresos o margen.
Exportar: arriba a la derecha, Exportar → CSV o Excel para informes y análisis de márgenes por modelo/proveedor/comercial.
Cancelar: cambia el estado a Cancelado: el expediente no se elimina (conserva la trazabilidad) y el vehículo puede volver a gestionarse. Si había reserva pagada, gestiona la devolución.
¡Dale al play y profesionaliza tu postventa!
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