1. ¿Qué es un expediente?
Un expediente agrupa toda la información de una operación de compraventa: cliente, vehículo, ingresos y gastos, cobros, documentos, estado de la operación y margen neto, todo en un mismo sitio. Te da trazabilidad, orden y control económico de cada venta.
2. ¿Cuándo y cómo se crea un expediente?
Se genera normalmente al confirmar una reserva o al iniciar una venta. Puedes crearlo desde dos rutas:
Desde el menú: Expedientes de venta → Crear expediente.
Desde la ficha del vehículo: cuando el coche está disponible, pulsa Reservar.
Al crearlo completarás dos pasos:
Datos económicos: tipo de venta, precio de venta y compra, régimen fiscal, ingresos y gastos extra (el margen se calcula automáticamente).
Datos del cliente: cliente, tipo de cliente, comercial asignado, canal de origen y reserva (importe + método de pago).
Cuando todo esté correcto, pulsa Crear expediente.
3. ¿Cuáles son las fases de un expediente?
(Estados pendientes de confirmar y unificar.)
Reservado: el vehículo está apartado para el cliente.
Documentación: recopilación y verificación de contratos, DNI y documentos.
Pago pendiente: falta cobrar parte o todo el importe.
Gestoría: documentación enviada o en trámite administrativo.
Listo para entregar: vehículo preparado para la entrega.
Entregado: el cliente ya tiene el vehículo.
Completado: operación finalizada con éxito.
Cancelado: la operación queda anulada.
4. ¿Cómo avanzo de una fase a otra?
Cambias el estado manualmente, seleccionándolo en el expediente. No hay un orden rígido: lo importante es completar las acciones necesarias para cerrar la venta (documentos, cobros, facturas…).
5. ¿Cómo se calcula el margen de un expediente?
Se calcula automáticamente con la fórmula:
Margen neto = Ingresos − Gastos − Impuestos aplicables
Cualquier movimiento (factura de venta, gasto de taller, ingreso extra…) actualiza el margen en tiempo real.
📎 Detalle completo en la [Guía · ¿Cómo calculamos el margen bruto y neto de un coche?]
6. ¿Cómo emito una factura desde el expediente?
Desde la pestaña Ingresos y gastos:
Añadir ingreso: factura de venta, factura rectificativa o ingreso simple.
Añadir gasto: factura de proveedor (la IA autocompleta con OCR) o gasto simple.
Las facturas se integran con Verifactu y se reflejan en el módulo global de Facturación, donde puedes filtrarlas y exportarlas para tu gestor.
7. ¿Cómo registro los cobros de un cliente?
En la pestaña Cobros, pulsa Añadir cobro e indica cantidad, fecha, concepto y método (transferencia, tarjeta, efectivo…). Verás el total cobrado, lo pendiente y el total.
💡 Las reservas y cobros online pasan por DealPay y el importe entra en tu Wallet Dealcar.
8. ¿Puedo editar los datos después de crearlo?
Sí. Puedes actualizar cliente, vehículo, ingresos y gastos, cobros, documentos y estado en cualquier momento. Cada cambio económico recalcula automáticamente el margen. Guarda siempre los cambios.
9. ¿Dónde reviso los documentos y facturas del cliente?
En la pestaña Documentos del expediente. Ahí puedes subir archivos (DNI, contrato firmado, facturas externas…), generar documentos (factura de venta, contrato de arras/señal, contrato de venta…) y descargarlos.
10. ¿Cómo consulto o busco un expediente ya creado?
En el listado de Expedientes de venta, usa el filtro Pendiente / Completado / Todos y el buscador (por nombre, vehículo o fecha). También puedes filtrar por periodo, ingresos o margen.
11. ¿Puedo exportar mis expedientes?
Sí. Desde la parte superior derecha del listado, pulsa Exportar → CSV o Excel para hacer informes, analizar márgenes por modelo/proveedor/comercial y compartirlos con tu gestor.
12. ¿Qué pasa si cancelo un expediente?
Cambia el estado a Cancelado: el expediente no se elimina (conserva la trazabilidad) y el vehículo puede volver a gestionarse. Si había una reserva pagada, gestiona la devolución (las reservas por tarjeta no aceptadas se devuelven solas a los 7 días).
13. ¿Qué ventajas tiene usar expedientes?
Centralizas toda la información de cada venta.
Mides el margen y la rentabilidad por operación.
Tienes trazabilidad total del proceso.
Facilitas el trabajo del equipo y la gestión documental.
📩 ¿Dudas? Escríbenos desde el chat de la plataforma o a [email protected].