1. 🗂️ Qué es un expediente
Un expediente de venta es el archivo donde se gestiona toda la operación de un vehículo:
👤 Cliente
🚗 Vehículo
💰 Ingresos & gastos
💳 Cobros
📄 Documentos
🔄 Estados de la operación
📊 Margen neto
Es la herramienta principal del equipo de Operaciones para asegurar trazabilidad, orden y control económico.
2. Cómo crear un expediente
Puedes crear un expediente desde dos rutas:
2.1 📁 Desde “Expedientes de venta”
Menú lateral → Expedientes de venta → Crear expediente
2.2 🚗 Desde la ficha de un vehículo
Cuando un vehículo está disponible aparece el botón Reservar.
2.3 💶 Paso 1 – Datos económicos
En este paso defines los valores base:
🏷️ Tipo de venta
Al contado
Financiado
Gestión de venta
💵 Precio final de venta
💵 Precio de compra
🧾 Régimen fiscal (IVA 21%, 10%, 23%, reducido, REBU, IGIC, sin impuesto)
➕ Ingresos extra
➖ Gastos extra
🔍 La plataforma calcula automáticamente el margen neto.
2.4 👤 Paso 2 – Datos del cliente
Aquí defines:
Cliente
Tipo de cliente
Comercial asignado
Canal de origen
Reserva (importe + método de pago)
Cuando todo esté correcto → Crear expediente.
3. 🔄 Estados del expediente
Un expediente puede avanzar por varias fases.
Aquí tienes todos los estados actualizados:
Estado | Significado |
⚫ Reservado | El vehículo está apartado para el cliente. |
🔵 Documentación | Procesando contratos, DNI y documentos. |
🔵 Pago pendiente | Falta cobrar parte o todo el importe. |
🔵 Gestoría | Documentación enviada o en trámite administrativo. |
🔵 Listo para entregar | Vehículo preparado para entregar. |
🔵 Entregado | El cliente ya tiene el vehículo. |
🟢 Completado | Operación finalizada con éxito. |
🔴 Cancelado | La operación queda anulada. |
4. 🧾 Vista general del expediente (y cómo interpretar los “pasos”)
La vista general del expediente te muestra toda la información clave de la operación en un solo vistazo:
🚗 Vehículo
👤 Cliente
📅 Días de stock
📊 Margen neto
🔄 Estado actual
4.1 🔎 Importante: Los “pasos” del expediente son orientativos
En esta vista verás una serie de pasos o bloques que parecen marcar el flujo de la operación:
Ingresos, Gastos, Cobros, Documentos, Entregas, etc.
👉 Es importante entender que este orden es orientativo y no obligatorio.
No existe un orden rígido para completarlos.
Cada vendedor/operador o cada tipo de operación puede requerir un proceso distinto.
Algunas operaciones empiezan por documentación, otras por factura, otras por cobro de reserva, etc.
📌 Lo importante no es seguir un orden concreto, sino completar las acciones necesarias para cerrar la venta.
4.2 ✔ Cada acción que realizas “completa” el expediente
En lugar de tener un único “camino”, el expediente se completa a medida que:
Subes o generas documentos
Registras gastos
Emites o subes facturas
Añades cobros
Actualizas estados
Confirmas entrega
Cada acción va “rellenando” y avanzando la operación.
👉 Cuando todas las partes están completas y coherentes, el expediente puede marcarse como “Completado”.
5. 💰 Ingresos y gastos
La pestaña Ingresos y gastos es una de las más importantes del expediente, ya que aquí se registran todas las facturas y movimientos económicos que afectan directamente al margen de la operación.
Desde este apartado podrás:
Emitir facturas desde el propio expediente
Subir facturas recibidas (proveedores, gestoría, talleres…)
Registrar ingresos y gastos simples
Ver cómo cada movimiento modifica en tiempo real el margen neto
👉 El funcionamiento detallado de cada tipo de factura está explicado en profundidad en la Guía de Facturación.
5.1 ➕ Ingresos (facturas emitidas y otros ingresos)
Desde el botón Añadir ingreso puedes:
🧾 1. Emitir una Factura de venta
Generada directamente desde el expediente.
Impacta como ingreso principal en el margen neto.
🧾❌ 2. Emitir una factura rectificativa
Corrige una factura de venta previa (abono total o parcial).
Reduce el ingreso y, por tanto, disminuye el margen.
💸 3. Registrar un ingreso simple
Para ingresos que no requieren factura (casos excepcionales).
📌 Todos los ingresos afectan al cálculo del margen, sumándose a la parte positiva de la operación.
5.2 ➖ Gastos (facturas de proveedores y otros costes)
Desde el botón Añadir gasto puedes:
📤 1. Subir facturas de proveedores
Ejemplos:
Neumáticos
Taller / revisiones
Logística
Limpieza
Gestoría
Cada factura subida se registra como gasto real, restando margen.
💼 2. Registrar un gasto simple
Para costes menores sin factura o anticipos internos.
📌 Todos los gastos restan margen, impactando directamente en la parte negativa de la operación.
🧮 Cómo afecta al margen
El margen neto del expediente se calcula así:
👉 Margen = Ingresos – Gastos – Impuestos aplicables
Por eso, cualquier modificación en esta sección actualiza automáticamente:
Margen de compraventa
Gastos extra
Ingresos extra
Impuesto de compraventa
Margen neto final
📌 La explicación detallada del cálculo, tipos de factura y normativa está ampliada en la Guía de Facturación.
6. 💳 Cobros
Aquí se gestionan todos los pagos que realiza el cliente.
Para añadir un cobro → Añadir cobro
Campos:
💶 Cantidad
📅 Fecha de cobro
🏷️ Concepto
💳 Método (transferencia, tarjeta, efectivo, etc.)
En la tabla verás:
🟢 Cobrado
🟠 Pendiente
⚪ Total
7. 📄 Documentos
En esta pestaña puedes subir, generar y descargar documentos.
Opciones:
📤 Subir documento
Subida manual de PDFs: DNI, contrato firmado, facturas externas…
🧾 Generar documento
La plataforma puede generar automáticamente:
Factura de venta
Contrato de arras/señal
Contrato de venta
Otros vinculados al expediente
⬇️ Descargar documento
Disponible en el icono de descarga.
8. 🏁 Cerrar o cancelar un expediente
🟢 Completado
Se usa cuando:
Todos los ingresos están facturados
Todos los cobros están realizados
Documentación completa
Vehículo entregado
🔴 Cancelado
Cuando la operación se detiene definitivamente.
9. 📊 Análisis de datos desde Expedientes
Los expedientes no solo sirven para gestionar operaciones individuales, sino que, conforme se va acumulando historial, se convierten en una herramienta muy potente para entender el rendimiento global del negocio.
Desde la vista general de Expedientes de venta, podrás:
🔍 10.1 Ver en qué canal vendes más
Con el tiempo, la lista de expedientes te permitirá identificar:
📣 Qué canal trae más clientes (web, redes, marketplace, recomendación, etc.)
🤝 Qué comerciales convierten más
📈 Qué tipo de captación funciona mejor
Esto te ayuda a optimizar el esfuerzo comercial y enfocar recursos donde realmente conviertes.
💰 10.2 Detectar qué modelos generan mayor margen
Analizando los expedientes completados podrás ver:
🚗 Qué modelos dejan márgenes más altos
🛠️ Qué vehículos implican más gastos de preparación
📊 Qué proveedores aportan mejores compras
💼 Qué tipos de operación son más rentables
Esto mejora las decisiones de compra y fijación de precios.
⏱️ 10.3 Identificar qué vehículos se venden más rápido
Revisar los días de stock te permitirá saber:
⚡ Modelos que se venden muy rápido
🐌 Modelos que tardan más en salir
🔁 Segmentos con mejor rotación
🧭 Qué coches deberías comprar más (o menos)
Es clave para mejorar la rotación y el rendimiento del stock.
📤 10.4 Exportar todos los datos
Desde la vista general puedes exportar tu base de expedientes en:
📄 CSV
📊 Excel
Esto te permitirá:
Hacer informes mensuales
Crear gráficos e indicadores
Analizar márgenes por modelo, proveedor o comercial
Presentar reportes a dirección
Comparar periodos y detectar tendencias
👉 Cuantos más expedientes crees y completes, más valor aporta esta herramienta para mejorar la toma de decisiones.
❓ Preguntas frecuentes sobre Expedientes
1. ¿Qué es un expediente en Dealcar?
Un expediente agrupa toda la información de una operación de compraventa: vehículo, cliente, pagos, gastos y documentos. Te permite tener una visión global del estado de cada venta y su rentabilidad.
2. ¿Cómo y cuándo se crea un expediente?
Puedes crear un expediente desde el menú principal → Expedientes → Crear expediente.
Normalmente se genera al confirmar una reserva o iniciar una venta, para registrar desde ese momento toda la información del proceso.
3. ¿Cuál es el proceso para aceptar o rechazar una reserva?
Cuando recibes una reserva, crea o abre el expediente correspondiente:
Si la reserva está confirmada, cambia el estado del expediente a “Reservado”.
Si no se confirma o se cancela, cambia el estado a “Cancelado”.
Esto te permitirá mantener un control claro del seguimiento de cada cliente.
4. ¿Qué fases o estados tiene un expediente?
Cada expediente pasa por varios estados que reflejan el avance de la venta:
🔹 Reservado: cliente ha apartado el vehículo.
🔹 En preparación: se gestionan documentos o tareas previas a la entrega.
🔹 Listo: todo preparado para entregar.
🔹 Entregado: el vehículo ha sido entregado.
🔹 Completado: operación finalizada con éxito.
🔹 Cancelado: expediente anulado.
5. ¿Dónde puedo revisar la factura de pago de reserva del cliente?
Dentro del expediente, accede al apartado “Documentos”.
Ahí verás todas las facturas, contratos y archivos asociados al cliente y al vehículo.
6. ¿Cómo consulto un expediente ya creado?
En el panel de Expedientes, selecciona el filtro Pendiente, Completado o Todos y usa el buscador para localizarlo por nombre, vehículo o fecha.
También puedes aplicar filtros por periodo, ingresos o margen.
7. ¿Qué puedo editar dentro de un expediente?
Puedes actualizar los datos del cliente o vehículo, añadir gastos o ingresos, subir documentos (DNI, contrato, reserva, factura) y recalcular el margen de la operación.
Recuerda guardar siempre los cambios para mantener la información al día.
8. ¿Cómo exporto mis expedientes?
Desde la parte superior derecha del listado, haz clic en Exportar → CSV o Excel para descargar tus datos y compartirlos con tu gestor o equipo contable.
9. ¿Qué ventajas tiene usar los expedientes?
Centralizas toda la información de cada venta.
Puedes medir el margen y la rentabilidad por operación.
Tienes trazabilidad total del proceso de venta.
Facilita el trabajo del equipo y la gestión documental.
🚀 Empieza a gestionar tus operaciones con Expedientes
Los expedientes te ayudan a tener una trazabilidad completa de cada venta, simplificando el control financiero y documental.
📩 Soporte Dealcar:
Si tienes dudas, puedes contactarnos:
Desde el chat integrado en la plataforma.
📧 Correo: [email protected]