Desde Documentos y Contratos gestionas todas tus plantillas (los "moldes") y los documentos que generas para tus clientes. Puedes crear plantillas desde cero, importar tus propios PDF, guardar firmas y generar contratos que se rellenan solos con los datos de Dealcar.
🎥 Vídeo del curso dedicado a los contratos (no estaba la funcionalidad de importar PDF's, mirar más abajo en este artículo) : https://www.youtube.com/watch?v=QYPq6SAn1mM&list=PLGYTxhkdfUVM&index=5
¿Qué te permite?
✔️ Plantillas automáticas: usa plantillas predefinidas que rellenan automáticamente los datos del cliente y del vehículo mediante variables.
✔️ Generación instantánea: crea contratos directamente desde la ficha del coche o del comprador.
✔️ Firma digital: permite que tus clientes firmen online desde cualquier dispositivo, generando un certificado de auditoría legal.
✔️ Pre-firma del concesionario: inserta tu sello o rúbrica en las plantillas para que ya salgan firmadas por tu parte.
✔️ Historial centralizado: consulta y descarga todos tus documentos emitidos y firmados desde un solo lugar.
¿Dónde está?
En el menú lateral, dentro de Gestiona → Documentos.
La pantalla tiene dos pestañas, Plantillas e Historial Documentos, y arriba a la derecha los botones Gestionar firmas, Crear plantilla y + Crear documento.
Gestionar firmas · 2. Crear plantilla · 3. + Crear documento · 4. Interruptor para activar/desactivar cada plantilla.
1. Plantillas (tus moldes)
Aquí ves siempre las plantillas que tienes creadas. El interruptor de la derecha activa o desactiva cada plantilla: si está encendido, estará disponible para seleccionar al generar un documento dentro del perfil de un cliente o de un coche.
Cada plantilla tiene un nombre, una fecha y un tipo (Contrato de venta u Otros).
En el menú ••• de cada plantilla puedes:
Editar plantilla
Marcar como predeterminada
Duplicar plantilla
Descargar PDF
Eliminar plantilla
Editar plantilla · 2. Marcar como predeterminada · 3. Duplicar plantilla · 4. Descargar PDF · 5. Eliminar plantilla.
💡 Marcar como predeterminada: al generar el expediente de venta, uno de los documentos que te pedirá será la plantilla marcada como predeterminada.
2. Gestionar firmas (novedad)
Arriba a la derecha, en Gestionar firmas, puedes guardar las firmas del concesionario que se estamparán automáticamente en los campos de firma de tus plantillas PDF.
Pulsa Añadir firma.
Pulsa Añadir firma, ponle un nombre (ej.: Gerencia, Ventas) y, o bien:
Dibuja tu propia firma para que quede registrada.
Nombre de la firma · 2. Pestaña Dibujar · 3. Dibuja en el recuadro · 4. Guardar firma.
O sube una imagen (foto de la firma o el sello que uséis para firmar). PNG o JPG de hasta 2 MB; mejor con fondo transparente.
Nombre de la firma · 2. Pestaña Subir imagen · 3. Selecciona el archivo (PNG/JPG, mejor con fondo transparente).
Una vez guardada, la firma se rellenará sola al generar los documentos.
3. Crear una plantilla
Pulsa Crear plantilla. Tienes dos formas (Google Docs llegará más adelante):
Desde Dealcar (plantilla en blanco) · 2. Importar PDF (tu propio contrato).
3.1 Desde Dealcar (plantilla en blanco)
Se abre una hoja en blanco que puedes escribir y formatear a tu medida. El funcionamiento de las variables y los bloques es el mismo de siempre:
Añadir Variable: inserta datos dinámicos (cliente, vehículo, precio…) que se rellenan solos al generar el documento.
Añadir Bloque: encabezados, listas, tablas, separadores e imágenes. También puedes usar "/" para insertar elementos.
Ponle Nombre del documento, elige el tipo y pulsa Guardar.
Nombre del documento · 2. Añadir Variable · 3. Añadir Bloque · 4. Tipo de documento · 5. Guardar.
3.2 Importar PDF (tu propio contrato)
Con Importar PDF subes un contrato tuyo en blanco (sin ningún dato de cliente), arrastrándolo o buscándolo (PDF en blanco, hasta 20 MB). La idea: marcas dónde va cada dato y Dealcar lo rellena en cada venta, sin tocar el diseño de tu PDF.
Arrastra o sube tu PDF en blanco · 2. Marcas el hueco (Texto/Firma/Fecha) · 3. Dices qué dato de Dealcar es · 4. El diseño no se toca.
Cómo funciona:
Elige el tipo de campo: Texto, Firma o Fecha, y dibuja un recuadro ajustable donde debe ir el dato en el PDF.
Al soltar el recuadro, eliges qué dato de Dealcar va ahí (Marca, Modelo, Nombre del vehículo, Versión, Año, DNI, precio…). Puedes buscar o crear el campo.
Dibuja el recuadro donde va el dato · 2. Elige el dato de Dealcar (o créalo).
Para la firma, dibuja el recuadro y márcalo como campo de firma (usará las firmas guardadas en Gestionar firmas).
Dibuja el recuadro de firma sobre el PDF · 2. Aparece en el panel En el contrato como campo de Firma.
Para la fecha, elige qué fecha va (Fecha de caducidad ITV, Fecha de matriculación, Fecha de hoy, Fecha de compra…).
Dibuja el recuadro de fecha · 2. Elige qué fecha va (ITV, matriculación, hoy, compra…).
En la parte derecha verás todas las variables (campos) que has añadido al contrato, agrupadas por Texto / Firma / Fecha. Si un recuadro no tiene dato asignado, aparece como "Falta la etiqueta".
Campos (Texto / Firma / Fecha) · 2. Ver con datos (previsualizar con un ejemplo) · 3. Guardar plantilla · 4. En el contrato: variables añadidas (aquí, "Falta la etiqueta").
💡 Consejos:
- Ve guardando la plantilla para no perder el trabajo si refrescas la página.
- Activa "Ver con datos" para previsualizar cómo quedarían las variables rellenas con un ejemplo, encima de tu PDF.
4. Crear un documento
El botón + Crear documento (arriba a la derecha) genera un documento siguiendo el flujo normal. Puedes Crear Documento o Subir Documento.
Crear Documento (desde una plantilla) · 2. Subir Documento (uno ya hecho desde tu ordenador).
Al crear uno, seleccionas una plantilla activa, asignas un contacto y un vehículo (opcional), y con esos datos se rellena el documento. Pulsa Previsualizar documento.
Plantilla · 2. Contacto · 3. Vehículo (opcional) · 4. Previsualizar documento.
También puedes generar documentos directamente desde la ficha de un coche o de un cliente.
5. Historial de documentos
Todos los documentos generados (desde un coche o desde Documentos) se guardan en la pestaña Historial Documentos, con Concepto, Fecha, Propiedad y Estado. Desde ahí puedes acceder a ellos y descargarlos.
Pestaña Historial Documentos · 2. Columnas Concepto, Fecha, Propiedad y Estado (desde aquí accedes y descargas cada documento).
📩 ¿Dudas? Escríbenos desde el chat de la plataforma o a [email protected].